kintoneのコメント通知が多すぎる？通知先の仕組みとオフにする方法、それでも残る「気軽に書けない」問題

kintoneを全社で使い始めると、多くの現場でほぼ必ず出てくる声があります。

「通知アイコンの数字が、いつも二桁になっている」

「自分に関係ないコメントの通知まで飛んでくる」

「メンションしていないのに、なぜか相手に通知が届いてしまった」

通知はkintoneの強みのひとつですが、運用が回り始めて件数が増えると、一転して「見るのをやめてしまう機能」になりがちです。

本記事では、まずkintoneのコメント通知が「誰に・なぜ」飛んでいるのかを整理し、通知を減らすための具体的な設定方法を紹介します。そのうえで、設定を見直しても残ってしまう「書く側のモヤモヤ」と、その現実的な解決策までをまとめます。

kintoneのコメント通知は、誰に飛んでいるのか

「コメントを書いただけなのに通知が飛んだ」という現象は、kintoneの不具合ではありません。通知先があらかじめアプリ側で決められているためです。

通知先を決めているのは「アプリの条件通知」

kintoneでレコードにコメントを書き込むと、そのアプリの「アプリの条件通知」で指定されたユーザーに通知が届きます。設定場所は、アプリの設定画面にある「通知」→「アプリの条件通知」です。

ここでは通知先（作成者・作業者・ユーザー選択フィールド・特定の組織やグループなど）ごとに、どの操作で通知を送るかを、次の中からチェックボックスで指定します。

• レコード追加
• レコード編集
• コメント書き込み
• プロセス管理のステータスの更新
• ファイル読み込み

つまり「コメント書き込み」にチェックが入っている通知先には、誰かがコメントを書くたびに通知が飛ぶ、という仕組みです。

デフォルトのままだと、メンションしなくても通知が飛ぶ

見落としやすいのがここです。新規にアプリを作成した際、作成者・更新者に対する「コメント書き込み」が最初から有効になっていることがあります。

この状態のまま運用すると、自分宛のちょっとしたメモのつもりで書いたコメントでも、そのレコードを作った人・最後に更新した人に通知が届きます。「メンションしていないのに通知が飛んだ」の正体は、たいていこの初期設定です。

宛先（メンション）を指定した場合は、設定に関係なく必ず届く

一方で、コメント入力欄で宛先を指定した場合は例外です。この場合、アプリの通知設定にかかわらず、宛先に指定されたユーザーへ「自分宛」として通知されます。

「アプリ側で通知を切ったのに届く」というケースは、この宛先指定によるものです。

なお、コメントは「閲覧権限のある人全員」に見えている

通知の話とあわせて押さえておきたいのが、コメントの可視範囲です。kintoneのコメントには、書いた本人だけに見せるといった設定がありません。そのレコードを閲覧できるメンバーであれば、コメントの内容も読めます（逆に、閲覧権限がないユーザーには通知も届きません）。

通知の有無に関わらず、コメント欄に書いた内容は「チームに見られている」ことが前提になります。

kintoneのコメント通知を減らす3つの方法

ここからは実際の対処法です。立場（アプリ管理者か、一般ユーザーか）によって取れる手段が変わります。

方法1：アプリの条件通知から「コメント書き込み」を外す

もっとも根本的な方法です。アプリの設定画面から「通知」→「アプリの条件通知」を開き、通知先ごとに設定されている「コメント書き込み」のチェックを外します。設定変更後は、アプリの更新（変更を適用）を忘れずに行ってください。

ただし、この操作にはアプリの管理権限が必要です。また、影響範囲はアプリ全体に及びます。「自分は通知を減らしたいが、他のメンバーは通知で気づきたい」という場合には使えません。

方法2：個人設定でメール通知を「自分宛の通知のみ」に絞る

一般ユーザーが自分の裁量でできる調整です。個人設定のメール通知には「すべての通知」と「自分宛の通知のみ」という選択肢があり、後者にすると、宛先に自分が指定された通知だけがメールで届くようになります。

メールボックスがkintoneの通知で埋まってしまう、という悩みにはこれが有効です。

方法3：デスクトップ通知をオフにする

作業中のポップアップが気になる場合は、個人設定からデスクトップ通知をオフにできます。通知そのものは残るため、あとから通知一覧でまとめて確認する運用に切り替える形です。

立場別・できることの整理

設定では解決できない、「書く側」のモヤモヤ

ここまでの設定を見直せば、受け取る通知はかなり減らせます。しかし、実際の現場で残り続けるのは、もう一段別の悩みです。

表をあらためて見てください。最後の行、「自分が書くコメントだけ通知させない」だけが、管理者でも一般ユーザーでも実現できません。

kintoneの通知設定は、あくまで「アプリ単位」「受け取る人単位」で効くものです。書き込む側が「これはわざわざ全員に知らせるほどのことではないな」と思っても、その一件だけ通知を止める、という指定はできません。

その結果、現場では次のようなことが起こります。

「次回の商談で触れたいことをメモしておきたい。でも、コメント欄に書けば上司に通知が飛ぶし、内容もチーム全員に見えてしまう」

「面接直後の率直な第一印象を書き留めたい。でも、他の面接官の目に入れば評価にバイアスがかかる」

「先輩に教わった顧客対応の注意点を、そのレコードに紐づけて残したい。でも、共有スペースに自分の復習メモを書くのは気が引ける」

行き着く先は、手元のノートや自分宛のチャットへの避難です。せっかくkintoneに情報を集約したのに、いちばん現場の実感がこもった情報だけがkintoneの外に散らばっていく——通知設定を丁寧に整えても、この構造は変わりません。

通知を発生させずに、レコードへメモを残すという選択肢

そこで私たちが開発したのが、kintoneに「自分専用のメモ領域」を追加する拡張プラグイン「MYMEMO（マイメモ）」です。コメント欄の代わりに使える、通知の飛ばない記録先を用意する、というアプローチになります。

1. 通知が飛ばず、本人だけが見られる

MYMEMOに書いたメモは、コメント欄ではなく、プラグインが自動生成する専用アプリに保存されます。ここにkintone標準のレコードアクセス権を組み合わせ、作成者本人だけがアクセスできる状態で保管されます。他のメンバーへの通知は一切発生しません。

「通知を飛ばさないように気をつけて書く」のではなく、そもそも通知が発生しない場所に書く——これが設定変更との決定的な違いです。

2. 既存アプリのフォーム変更が不要

「個人用のメモフィールドを追加したいが、フォーム変更は管理者権限が必要で手が出せない」という壁も、MYMEMOでは発生しません。kintone標準のヘッダー表示領域を使うため、既存アプリのフォームやレイアウトには一切手を加えません。

レコードの詳細画面・一覧画面の上部に「MyMemo」ボタンが追加され、クリックするとメモパネルが開きます。使わないときは画面に影響しません。

3. 初期設定は自動、買い切りでランニングコストなし

保存先アプリの作成やアクセス権の設定は、プラグインの設定画面から自動で完了します。導入する情シス担当者の作業負荷も抑えられます。

料金は1テナントあたり9,800円（税抜）の買い切りで、月額費用はかかりません。ユーザー数が増えても追加料金は発生せず、外部サーバーとの通信も行わないため、メモの内容が社外に出ることもありません。

コメント欄とMYMEMO、どう使い分けるか

MYMEMOはコメント機能を置き換えるものではありません。「共有すべき情報」と「まだ共有しない情報」を、書く場所で分けるのが基本の考え方です。

判断に迷ったら、「これで誰かの通知アイコンを増やす価値があるか」を基準にしてみてください。答えがノーなら、それはMYMEMOに書くべき情報です。

まとめ

kintoneのコメント通知が多くなる原因は、通知先を決めている「アプリの条件通知」の設定にあります。まずはアプリの条件通知の見直しと、個人設定でのメール通知の絞り込みを行うことで、受け取る通知は大きく減らせます。

一方で、「自分が書く一件だけ通知させない」「自分だけが見られるメモを残す」という要望は、kintone標準の設定では実現できません。ここに手が届かないままだと、現場の生きた情報がkintoneの外に流出していきます。

拡張プラグイン「MYMEMO」は、この最後のひと押しを埋めるために作りました。既存アプリのレイアウトを変更することなく、通知を発生させずに、レコードへ紐づく自分専用のメモを残せます。

• MYMEMO 製品ページ（機能詳細・ご購入はこちら）
• 開発の背景と「なぜkintoneで個人メモが難しいのか」はこちら

なお、kintoneのWebhook連携で「送信結果が確認できない」「失敗に気づけない」とお困りの場合は、kintone Webhook中継SaaS「SureHook」もあわせてご覧ください。